Навели порядок в закупках за счёт инженерной и процессной экспертизы
Мы создали прозрачность закупок для руководства и для внешних аудиторов и помогли генподрядчикам выстроить прозрачную и контролируемую
площадку торгов.
Клиент
Клиент — генподрядчик масштабного проекта: строительство крупнейшего в стране торгового центра. Ранее клиент не работал с проектами такого объёма и сложности.
Чтобы справиться с объёмом, соблюсти сроки избежать финансовых потерь, подрядчик сделал ставку на автоматизацию — с этим запросом они пришли к нам.
Решение было найдено в цифровизации и перестройке логики закупочного процесса.
Проблема
- тендеры проводятся в Excel и почте, закупщику приходится вести переписку с каждым отдельным поставщиком
- как следствие, закупки невозможно эффективно контролировать, это увеличивает риск финансовых потерь и срыва сроков
- нет прозрачности выбора подрядчиков, часто многое зависит от человеческого фактора на обеих сторонах
- решения часто основываются на договоренностях, нет официально зафиксированных соглашений
- документы о закупках хранятся в разных форматах и разных местах, нет единой номенклатуры и документальной базы
Решение
Наши эксперты разработали единую систему тендеров, которая служит витриной активных и завершенных закупок, местом приёма предложений и связи закупщиков и поставщиков. Что это дает бизнесу?
Легко управлять информацией по закупкам: всё централизовано в одном контуре
- весь процесс выбора подрядчика после завершения торгов прозрачен для закупщиков и служб безопасности
- на этапе торгов обеспечивается анонимность подрядчиков
- все предложения зафиксированы и открыты
- созданы простые механизмы запуска открытых торгов и приглашений в закрытые
Как мы это сделали?
Наш опыт автоматизации сложных бизнес-процессов позволил разработать целевую модель процесса закупок, которая объединила:
- структуру взаимодействия поставщиков и закупщиков
- требования к фиксации решений и прозрачности выбора
- логику интеграции с внутренними системами заказчика (1С)
- правила проведения тендеров
Интерфейс
Мы применили нашу экспертизу для создания удобного цифрового интерфейса для взаимодействия с поставщиками, который позволил стандартизировать подачу предложений и убрать ручные коммуникации.
Результат
- фиксируется прозрачная логика решений
- цикл тендера сокращается благодаря автоматизации решений на отдельных этапах
- закупки можно планировать заранее, они не тормозят график строительно-монтажных работ
- исключается возможность недобросовестного влияния на выбор поставщика
- сохраняется история взаимодействий и документальная база
Важное
Мы разработали личный кабинет для поставщиков, который упрощает процесс работы с тендерами и делает решения о закупках прозрачными.
Помогли снизить потери времени и денег. Облегчили работу служб безопасности и закупщиков
Резюме
Традиционный процесс закупок (Excel, почта, звонки, ручная координация) работает для небольших кейсов, но в масштабных проектах —такая система становится неуправляемой. Закупщики тратят время на ручную координацию, предложения теряются или сравниваются некорректно, решения часто остаются без прозрачного обоснования.
Мы разработали личный кабинет, через который поставщики работают с застройщиком. Поставщик видит тендеры в личном кабинете, подаёт заявку, она отправляется в систему 1С заказчика. Все закупки собраны в одной витрине, подача предложений стандартизирована, правила торгов зафиксированы, ручное влияние исключено. Компания получила прямую экономию за счёт честной конкуренции поставщиков и устранения потерь времени и денег на каждом этапе. В результате закупки перестали быть «чёрным ящиком»: цикл сократился, решения стали быстрее и прозрачнее.